Việc tạo dựng ấn tượng tốt ngay từ lần liên hệ đầu tiên với nhà tuyển dụng là yếu tố quan trọng giúp bạn nổi bật trong quá trình tuyển dụng. Một email xin việc chỉn chu, rõ ràng không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn nâng cao cơ hội được tuyển chọn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích từ cách chọn tên email, bố cục nội dung, đến thời điểm gửi để email xin việc của bạn đạt được hiệu quả cao nhất.
Lựa chọn tên email chuyên nghiệp
Một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều người gặp phải là sử dụng địa chỉ email không nghiêm túc khi gửi thư xin việc. Nhà tuyển dụng đánh giá cao một email thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ tên tài khoản. Việc chọn tên email phù hợp không chỉ giúp bạn trông nghiêm túc hơn mà còn dễ dàng nhận diện hơn trong môi trường trực tuyến.
Lời khuyên là hãy chọn một tên email có chứa tên của bạn và có thể kèm theo một vài con số nếu cần. Chẳng hạn như “[email protected]” hoặc “[email protected].” Tránh những tên email thiếu chuyên nghiệp, quá dài, hoặc chứa biệt danh như “[email protected]” hay “[email protected],” vì những lựa chọn này sẽ làm giảm ấn tượng của bạn ngay từ ban đầu.
Bố cục email xin việc rõ ràng và súc tích
Email xin việc của bạn nên có bố cục rõ ràng và mạch lạc để người tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin. Một bố cục chuyên nghiệp có thể bao gồm các phần như tiêu đề, phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.
Tiêu đề email xin việc
Tiêu đề email là dòng đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy nó cần rõ ràng và phản ánh được nội dung của email. Cụm từ “ứng tuyển” hoặc thông tin về vị trí công việc nên được đưa vào tiêu đề để nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại. Ví dụ, nếu bạn ứng tuyển vào vị trí Kế toán tại Công ty ABC, tiêu đề có thể là: “Nguyễn Văn A – Ứng tuyển vị trí Kế toán tại Công ty ABC.” Trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu một tiêu đề cụ thể, bạn nên tuân thủ đúng hướng dẫn để tránh bị loại do sai sót nhỏ.
Nội dung email
Phần nội dung là yếu tố quan trọng quyết định liệu nhà tuyển dụng có hứng thú với hồ sơ của bạn hay không. Nội dung email nên gồm phần mở đầu, thông tin giới thiệu bản thân, mục đích ứng tuyển, kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật của bạn.
Phần mở đầu: Sử dụng từ “Kính gửi” là cách tốt nhất để mở đầu thư xin việc, sau đó ghi rõ tên phòng ban hoặc tên người tuyển dụng (nếu có). Ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị – Bộ phận Nhân sự Công ty ABC.” Cách viết này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp mà bạn dành cho nhà tuyển dụng.
Phần giới thiệu bản thân và mục đích: Hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân, bao gồm vị trí bạn đang ứng tuyển và lý do tại sao bạn cảm thấy phù hợp với công việc này. Đề cập đến các kỹ năng, kinh nghiệm hoặc thành tích liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển, giúp nhà tuyển dụng nhận diện được giá trị mà bạn có thể mang lại cho công ty.
Phần kết: Đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email của bạn và bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm về cơ hội làm việc. Phần này nên kết thúc bằng chữ ký, bao gồm họ tên và thông tin liên hệ (số điện thoại) của bạn để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ.
Chú ý đến hồ sơ đính kèm
Ngoài nội dung email, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đính kèm theo yêu cầu của công việc. Thông thường, các tài liệu đính kèm bao gồm CV, thư xin việc, và một số chứng chỉ hoặc tài liệu bổ sung nếu có. Để đảm bảo nhà tuyển dụng dễ dàng xem được các tài liệu của bạn, hãy chuyển chúng sang định dạng PDF để tránh lỗi định dạng trên các thiết bị khác nhau.
Tên các tệp đính kèm cũng cần rõ ràng và dễ nhận diện, ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf” hoặc “ThuXinViec_NguyenVanA.pdf.” Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại để đảm bảo các tài liệu đã hoàn chỉnh, không mắc lỗi chính tả và đúng định dạng yêu cầu.
Cách xưng hô phù hợp
Trong email xin việc, việc xưng hô là một yếu tố quan trọng thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của bạn đối với nhà tuyển dụng. Lời khuyên là nên xưng “Tôi” khi viết email xin việc và gọi nhà tuyển dụng là “Anh/Chị” hoặc “Ông/Bà.” Điều này giúp bạn trở nên gần gũi nhưng vẫn giữ được sự nghiêm túc và tôn trọng đối với người đối diện.
Lựa chọn thời điểm gửi email xin việc
Thời gian gửi email xin việc cũng là yếu tố ảnh hưởng đến việc liệu nhà tuyển dụng có chú ý đến email của bạn hay không. Thời điểm lý tưởng là trước 9 giờ sáng hoặc sau 9 giờ tối vào các ngày từ thứ Ba đến thứ Năm hàng tuần, khi các công việc đã được sắp xếp ổn định, giúp thư của bạn có cơ hội được đọc và xem xét kỹ càng hơn. Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc đầu tuần bận rộn vì đây là khoảng thời gian nhiều nhà tuyển dụng ít chú ý đến email tuyển dụng mới.
Kiểm tra email trước khi gửi
Việc kiểm tra kỹ email trước khi gửi sẽ giúp bạn phát hiện những sai sót nhỏ như lỗi chính tả, bố cục chưa hợp lý, hoặc file đính kèm chưa đúng định dạng. Một mẹo hữu ích là gửi email thử đến chính bạn trước để kiểm tra lại bố cục, nội dung, và đảm bảo rằng tất cả các tệp đính kèm đã hoàn chỉnh. Điều này giúp bạn tránh được tình huống gửi nhầm hoặc gửi email chưa hoàn thành.
Khi nào nên gửi lại email xin việc?
Nếu sau một khoảng thời gian từ 1 – 2 tuần mà bạn chưa nhận được phản hồi, việc gửi lại email xin việc là hoàn toàn hợp lý. Điều này có thể giúp nhà tuyển dụng nhìn thấy lại email của bạn trong trường hợp họ đã bỏ lỡ nó do lượng email quá lớn. Tuy nhiên, hãy thể hiện sự tinh tế và kiên nhẫn khi gửi lại email, tránh tạo cảm giác gây phiền phức cho nhà tuyển dụng.
Những lưu ý khi gửi email xin việc
Ngoài các bước cụ thể, một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn có một email xin việc chỉn chu và chuyên nghiệp hơn:
- Không nhập địa chỉ email của nhà tuyển dụng vào khung “Đến” trước khi hoàn tất nội dung email. Điều này giúp bạn tránh gửi nhầm email chưa hoàn chỉnh.
- Chọn font chữ đơn giản, dễ đọc và trình bày bố cục email gọn gàng, ngắn gọn.
- Đừng gửi email quá dài vì nhà tuyển dụng thường có nhiều email cần đọc. Chỉ nên tập trung vào các thông tin nổi bật và liên quan đến vị trí ứng tuyển.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để tránh những sai sót nhỏ nhưng gây mất thiện cảm.
Viết email xin việc là cơ hội để bạn thể hiện bản thân trước nhà tuyển dụng, vì vậy hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng từ tên email, bố cục, cách xưng hô đến thời gian gửi và nội dung chi tiết của email. Một email được chuẩn bị kỹ càng, rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm ngay từ những bước đầu tiên, tạo cơ hội cho vòng phỏng vấn và xa hơn là công việc mơ ước. Chúc bạn thành công trong hành trình tìm kiếm việc làm!